Nowoczesne instytucje publiczne działają coraz częściej jak złożone organizacje – zarządzają rozproszonymi budżetami, realizują projekty finansowane z różnych źródeł, funkcjonują w ramach licznych, wyspecjalizowanych zespołów o rozbudowanej strukturze, a przy tym podlegają coraz większym wymaganiom pod kątem transparentności. Aby sprostać tym wyzwaniom, potrzebują stabilnych, zintegrowanych narzędzi, które wesprą administracje publiczne w niezbędnych cyfrowych zmianach.
Pamiętajmy, że w przeciwieństwie do sektora prywatnego, instytucje publiczne nie funkcjonują w celu generowania zysku. Ich misją jest efektywne i przejrzyste gospodarowanie środkami publicznymi – na rzecz obywateli, zgodnie z obowiązującym prawem i z uwzględnieniem coraz bardziej złożonych oczekiwań społecznych oraz regulacyjnych. Skuteczne planowanie, kontrola wydatków i zarządzanie funduszami z różnych źródeł to dziś nie tylko potrzeba, ale warunek sprawnego funkcjonowania administracji.
Złożoność struktury finansowej jednostek sektora publicznego, od centralnych urzędów, przez samorządy, po uczelnie i instytucje badawcze, wymaga rozwiązań, które pozwolą nie tylko na bieżące rozliczenia, ale również na długofalowe planowanie, analizę i zgodność z przepisami. Odpowiedzią na te potrzeby są nowoczesne systemy klasy ERP, takie jak SAP S/4HANA. Kluczowe jest również, by nad wdrożeniem i utrzymaniem tych rozwiązań czuwali doświadczeni partnerzy technologiczni.
Gotowe podejście, realne efekty
Zamiast tworzyć rozwiązania od podstaw, Axians proponuje instytucjom publicznym wykorzystanie sprawdzonych, dedykowanych modułów w ramach systemu SAP. To podejście pozwala na szybkie uruchomienie kluczowych funkcjonalności, a jednocześnie zapewnia elastyczność potrzebną do uwzględnienia specyfiki danej jednostki – czy to ministerstwa, urzędu marszałkowskiego, uczelni, czy instytucji badawczej. Dzięki temu możliwe jest m.in.:
- zintegrowanie rachunkowości budżetowej z controllingiem i zarządzaniem grantami,
- zapewnienie kontroli ex-ante i ex-post wydatków,
- zarządzanie funduszami pochodzącymi z różnych źródeł,
- pełna zgodność z ustawą PZP i innymi regulacjami,
- efektywne raportowanie kasowe (np. na potrzeby Ministerstwa Finansów),
- szczegółowe planowanie – od poziomu konta syntetycznego po konkretne zadania.
Przykłady usprawnień – mniej chaosu, więcej kontroli
Doświadczenia Axians pokazują, że wiele wcześniejszych wdrożeń systemów finansowych w administracji opierało się na obejściach i modyfikacjach, które nie zapewniały pełnej funkcjonalności. Często wynikało to z braku wiedzy, co prowadziło na przykład do niepotrzebnego rozszerzania obszarów systemu, które nie były dedykowane pewnym funkcjom. W Axians eksperci SAP kierują się jasną zasadą, aby używać modułów SAP zgodnie z ich przeznaczeniem, co pozwala osiągnąć największą efektywność.
Dzięki standardowemu podejściu SAP możliwe jest:
- eliminowanie rozproszonych danych i manualnych operacji,
- skrócenie czasu adaptacji do nowych systemów,
- uzyskanie pełnej zgodności z wymogami raportowymi i audytowymi,
- centralizacja informacji o finansach, projektach, zatrudnieniu.
Korzyści widoczne w codziennym działaniu
Instytucje publiczne, które skorzystały z rozwiązań SAP wdrażanych przez Axians, zyskują realne usprawnienia w codziennej pracy – zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. Wśród najczęściej wskazywanych korzyści znajdują się:
- przejrzyste reguły budżetowania i rozliczania dotacji,
- zgodność z regulacjami i większą kontrolę nad finansami,
- lepszą pozycję negocjacyjną wobec grantodawców,
- możliwość prowadzenia zaawansowanej analizy kosztów i efektywności działań.
Cyfrowa zmiana to nie przyszłość – to teraźniejszość
Wyzwania, przed którymi stoją instytucje publiczne, od presji budżetowej, przez nowe regulacje, po wymagania w zakresie sprawozdawczości, nie mogą być dłużej rozwiązywane doraźnie. Potrzebne są stabilne, zintegrowane systemy, które umożliwiają planowanie, analizę i raportowanie w jednym środowisku.
Jednym z miejsc, gdzie szerzej dyskutowano o tych wyzwaniach i rozwiązaniach, była tegoroczna edycja SAP Innovation Day, która odbyła się 16 kwietnia 2025 roku w Warszawie. W wydarzeniu udział wzięli liderzy sektora publicznego, partnerzy SAP oraz eksperci technologiczni. Axians – jako Złoty Partner SAP – zaprezentował tam swoje podejście do transformacji cyfrowej w sektorze publicznym, w tym konkretne przykłady wdrożeń SAP S/4HANA w instytucjach administracyjnych.
SAP Innovation Day pokazał, że cyfryzacja to już nie tylko hasło – to konieczność niezależnie od branży i skali działania organizacji. A Axians, dzięki doświadczeniu i znajomości realiów sektora publicznego, jest partnerem, który potrafi przeprowadzić tę zmianę sprawnie, etapowo i z poszanowaniem specyfiki każdej instytucji.