Wdrożenie systemu klasy ERP na uczelni nie zaczyna się od technologii. Zaczyna się od rozmowy w gabinecie rektora, od pytania: czy nasza organizacja jest gotowa na zmianę? Proces decyzyjny jest trudny, bo tego rodzaju zmiana oznacza reorganizację pracy setek osób, odejście od przyzwyczajeń i porzucenie znanych schematów.
To nie jest tylko zakup oprogramowania. To proces, który dotyka każdego – od księgowej, która przez 20 lat pracowała w Excelu, po profesora, który chce jednym kliknięciem sprawdzić stan budżetu swojego grantu. Uczelnie, które mają tę drogę za sobą, zgodnie mówią jedno: kluczem nie była technologia. Kluczem byli ludzie. Ich zaangażowanie, gotowość do uczenia się, cierpliwość w czasie migracji danych i determinacja w momentach zwątpienia. Bo cyfrowa transformacja uczelni to w istocie zmiana sposobu myślenia o całej organizacji – i o jej przyszłości.
Oto pięć najważniejszych zasad, które warto wziąć pod uwagę planując zmianę technologiczną na uczelni:
Silne umocowanie projektu
Transformacja cyfrowa nie może być postrzegana jedynie jako inicjatywa techniczna. Musi być zakorzeniona w strategii uczelni i poparta decyzją władz rektorskich. Kluczowe jest formalne umocowanie – np. poprzez zarządzenie rektora i powołanie zespołu projektowego z jasno określonymi rolami. Projekt powinien mieć sponsorów i liderów, którzy będą go wspierać zarówno formalnie, jak i operacyjnie – dając jasny sygnał, że to kluczowy kierunek rozwoju.
Zaangażowany zespół
Tak ogromna zmiana jest wysiłkiem całej organizacji, który często wymaga pracy nad transformacją obok codziennych obowiązków. Ważne jest, aby stworzyć warunki, w których członkowie zespołu projektowego mają czas, przestrzeń i motywację do działania. W wielu przypadkach niezbędne staje się opracowanie systemu premiowego, zapewnienie wsparcia ze strony przełożonych oraz budowanie poczucia sensu i sprawczości wśród zaangażowanych osób.
Otwartość na zmiany
Opór przed zmianą, jest jednym z największych wyzwań – zwłaszcza wśród kadry przyzwyczajonej do „papierowych” procedur i pracy w arkuszach kalkulacyjnych. Wdrożenie nowego systemu ERP wymaga zmiany sposobu myślenia i działania. W tym obszarze priorytetem powinny być dobrze zaplanowane i przeprowadzone działania komunikacyjne, budowanie kompetencji cyfrowych pracowników oraz pokazanie, że cyfryzacja to nie zagrożenie, a realna szansa na uproszczenie i usprawnienie żmudnych obowiązków.
Przemyślana integracja
Uczelnie często dysponują dziesiątkami rozproszonych systemów, co utrudnia dostęp do spójnych, aktualnych danych. Jednym z największych wyzwań technicznych jest migracja danych i integracja z kluczowymi systemami (USOS, POL-on, finansami, akademikami). Aby ten etap się powiódł konieczne jest wcześniejsze uporządkowanie danych i wybór takiego rozwiązania, które zapewni bieżący dostęp do informacji nie tylko centrali, ale także instytutom, dziekanatom i jednostkom wspierającym.
Doświadczony partner technologiczny
Dobór właściwego partnera wdrożeniowego to najważniejszy element warunkujący sukces transformacji. Uczelnie, które pomyślnie przeszły cyfryzację, podkreślają wartość współpracy z dostawcą, który nie tylko zna technologię, ale też rozumie realia szkolnictwa wyższego – zarówno od strony prawnej, jak i organizacyjnej. Dobry partner potrafi zaproponować nie tylko „oprogramowanie”, ale gotowy model działania – dostosowany do specyfiki uczelni.
Zmiana technologiczna w szkole wyższej to proces złożony, wymagający i wielowymiarowy. Jeśli wdrożenie nowoczesnego systemu ERP zostanie przeprowadzone z rozwagą i wsparciem całej organizacji, to może stać się impulsem do głębokiej modernizacji uczelni. Efektem tego procesu jest poprawa efektywności, zwiększenie transparentności, lepsze zarządzanie finansami i bardziej komfortowa obsługa studentów i kadry.
Materiał powstał na bazie panelu dyskusyjnego, który odbył się w ramach Akademii Cyfrowej Transformacji Axians w partnerstwie z SAP oraz Quercus w Sopocie 6 czerwca br. Dyskusję prowadził Patryk Borzęcki, Dyrektor BU SAP, Axians, a wzięli w nim udział: Andrzej Frydecki, Customer Solution Manager, SAP Polska, Grzegorz Król, Dyrektor ds. IT, AGH oraz Stanisław Pitucha, kanclerz WAT.
Artykuł stanowi część white paper „Lekcje i rezultaty z wdrożeń rozwiązań SAP na uczelniach. Jak szkoły wyższe cyfryzują procesy z Axians?”, w którym znalazło się wiele praktycznych wskazówek, a także przykłady z wdrożeń na kluczowych uczelniach w Polsce.