Poranek w firmie usługowej: arkusze, maile, spotkania. Każdy ma własną wersję danych, a decyzje zapadają bardziej z intuicji niż z faktów. Poznaj 5 najczęstszych wyzwań branży usług specjalistycznych i usług techniczno-serwisowych i sprawdź, jak SAP S/4HANA Cloud, Public Edition pomaga je uporządkować.
Na open space słychać dźwięki powiadomień i szelest papieru. Dyrektor sprzedaży otwiera kolejny arkusz Excel – wersję trzecią, poprawioną. CFO od czterech dni próbuje zamknąć miesiąc, łącząc dane z pięciu źródeł. Szef serwisu odbiera telefon od technika, który utknął w trasie i dzwoni, bo nie ma dostępu do historii klienta i dokumentacji.
„Zanim wprowadzimy coś do raportu, dane już się zmieniają. Każdy dział ma własne wersje liczb. W efekcie nie wiemy, kto ma rację” – przyznaje dyrektor finansowy.
Tak wygląda codzienność wielu firm z sektora usług specjalistycznych i usług techniczno-serwisowych. Rozproszone procesy, ręczne działania, brak jednego źródła prawdy. W efekcie decyzje podejmowane są „na czuja”, a nie w oparciu o fakty. W tle – rosnąca presja klientów: szybciej, taniej, bardziej przejrzyście.
Sprawdźmy, z jakimi pięcioma najważniejszymi wyzwaniami mierzą się firmy sektora usług.
1. Rozproszone procesy i brak spójnego systemu
To codzienność w firmach, gdzie każdy dział korzysta z własnych narzędzi. Sprzedaż bazuje na arkuszach, finanse na lokalnych systemach, a logistyka wciąż drukuje dokumenty. Efekt? Dane nie są spójne, raporty się rozjeżdżają, a decyzje trzeba „zszyć” ręcznie. Zespoły spędzają godziny na scalaniu informacji.
„Handlowcy mają różne wersje arkuszy, co prowadzi do błędów i rabatów, których w ogóle nie powinniśmy udzielać” – opowiada dyrektor sprzedaży.
Czy jest na to rozwiązanie?
SAP S/4HANA Cloud, Public Edition porządkuje ten chaos. Wszyscy – od handlowców po dział finansów – pracują na tych samych, zawsze aktualnych danych. Koniec z wersjami plików, które „krążą w mailach”. Firma zyskuje jedno źródło prawdy i wreszcie może skupić się na kliencie, a nie na ciągłej weryfikacji liczb.
2. Trudność w rozwijaniu i wzbogacaniu istniejących systemów
Dyrektor IT pokazuje CFO listę „życzeń” od użytkowników: integracja z CRM, raporty projektowe, planowanie zasobów.
„Mamy system, który działa, ale nie da się go rozwijać. Każda nowa funkcjonalność to osobny projekt, konsultacje, testy i tygodnie przestoju” – mówi bez ogródek.
Tak wygląda stagnacja technologiczna. Działy rosną, procesy się komplikują, a system – zamiast pomagać – zaczyna ograniczać.
Jak ujął to jeden z dyrektorów operacyjnych: „Nasze oprogramowanie to istny patchwork – działa, dopóki nic się nie zmienia. Ale kiedy chcemy coś ulepszyć, wszystko się sypie”.
Jak można to wyeliminować?
SAP S/4HANA Cloud, Public Edition usuwa ten problem dzięki regularnym, kwartalnym aktualizacjom. Nowe funkcjonalności i procesy oparte na najlepszych praktykach branżowych pojawiają się automatycznie. Nie ma kosztownych wdrożeń, przerw i integracyjnych łamigłówek.
3. Opóźnione i niepełne raportowanie
„Prognozujemy na podstawie intuicji i danych historycznych z różnych arkuszy. Brakuje nam jasnego obrazu i pewności” – mówi dyrektor sprzedaży.
To zdanie powtarza się w niemal każdej rozmowie z CFO w większości firm z sektora Professional Services.
Ręczne raportowanie nie daje dziś przewagi. Dane przychodzą z opóźnieniem, każdy dział ma inne liczby, a raport budżetowy często jest przestarzałym już w chwili publikacji.
„Kiedy zamykamy miesiąc, tak naprawdę już powinniśmy zaczynać kolejny” – żartuje gorzko jeden z dyrektorów finansowych.
Jak to rozwiązać?
SAP S/4HANA Cloud, Public Edition dostarcza analizy w czasie rzeczywistym, wspierane przez AI i wbudowane narzędzia Business Intelligence. Dzięki temu zarząd może natychmiast zobaczyć rentowność projektów i przepływy pieniężne – bez czekania, aż ktoś połączy dane w Excelu. Menedżerowie zyskują pełen obraz sytuacji i mogą reagować od razu.
4. Trudności w skalowaniu biznesu
Szef serwisu codziennie układa grafiki techników. Jedni są przeciążeni, inni mają wolne okienka. Dokumentacja napraw leży w biurze, więc technik w trasie dzwoni, by zdobyć instrukcję lub historię klienta. To częsty scenariusz w firmach usługowych: rosnący biznes, coraz więcej projektów i coraz większy chaos. Ręczne planowanie przestaje działać.
„Planowanie to u nas koszmar. Każdy dzień to układanka z ludzi, samochodów i zgłoszeń. Gdy coś się zmieni, wszystko trzeba robić od nowa” – przyznaje kierownik serwisu.
Jak pomaga SAP S/4HANA Cloud, Public Edition?
Porządkuje procesy, automatyzuje workflow i cyfryzuje dokumentację. Pozwala planować zasoby w czasie rzeczywistym, a dzięki aplikacjom mobilnym technicy mają dostęp do danych i historii klientów w terenie.
5. Rosnące oczekiwania klientów i presja na marżę
Klient dzwoni do handlowca. Ten przygotowuje ofertę na usługę, ale później okazuje się, że zasoby potrzebne do jej realizacji są już zajęte. Handlowiec musi się gęsto tłumaczyć…
„To zdarza się częściej niż chcielibyśmy przyznać. Klient czuje się zlekceważony, a my tracimy wiarygodność” – mówi menedżer sprzedaży.
Oczekiwania rosną: liczą się szybkość reakcji, transparentność i precyzja. Każdy błąd w danych to ryzyko utraty zaufania – i marży.
Jak pomaga SAP S/4HANA Cloud, Public Edition?
Zapewnia pełną przejrzystość: pozwala błyskawicznie sprawdzić dostępność zespołów, status projektów i prognozować rentowność z pomocą AI. Dzięki temu firma reaguje szybko i utrzymuje jakość obsługi, nawet przy dużym obciążeniu operacyjnym.
SAP S/4HANA Cloud, Public Edition dla sektora usług to coś więcej niż system ERP. To fundament cyfrowej transformacji firm usługowych, ponieważ:
- eliminuje manualne zadania,
- centralizuje dane projektowe i finansowe,
- umożliwia decyzje w czasie rzeczywistym,
- wspiera skalowanie biznesu bez chaosu administracyjnego.
Natomiast wdrożenie SAP S/4HANA Cloud Public Edition wymaga sprawdzonej metodyki, która zapewnia szybkość, przewidywalność i bezpieczeństwo całego procesu. Axians opiera się na metodzie SAP Activate, która łączy najlepsze praktyki, gotowe konfiguracje oraz uporządkowane podejście projektowe. Dzięki temu firmy z sektora usług mogą rozpocząć korzystanie z systemu szybciej i z minimalnym ryzykiem, bo żadna z nich nie może sobie dziś pozwolić na decyzje oparte na przestarzałych raportach i rozproszonych danych.
Firmy, które oferują usługi specjalistyczne oraz techniczno-serwisowe potrzebują narzędzia, które nie tylko porządkuje procesy, ale też otwiera przestrzeń na innowacje, automatyzację i wzrost.