Delegacje służbowe to codzienność pracowników wielu organizacji – zarówno w sektorze publicznym, jak i w instytucjach naukowych czy badawczych. Ich obsługa wiąże się jednak z licznymi procedurami: od wniosków i zaliczek po faktury i późniejsze rozliczenia.
Gdy procesy te są w organizacji rozproszone, realizowane manualnie i nieustandaryzowane, rodzi się ryzyko opóźnień, błędów i niepotrzebnego obciążenia zespołów. SAP Fiori Travel to odpowiedź na to wyzwanie, wprowadza bowiem w obsłudze delegacji cyfryzację i automatyzację, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z procedurami organizacji.
Intuicyjne narzędzie, kompleksowe podejście
SAP Fiori Travel umożliwia obsługę całego cyklu podróży służbowej – od złożenia wniosku, przez zatwierdzenia, aż po rozliczenie. Dzięki nowoczesnemu interfejsowi opartemu na środowisku Fiori (znanemu m.in. z SuccessFactors), użytkownicy otrzymują narzędzie przypominające wygodną aplikację – przejrzystą, logiczną, która działa na każdym ekranie: desktopie i mobilnym.
Pracownicy mogą w prosty sposób składać wnioski, dodawać dokumenty, a po powrocie z delegacji sprawnie ją rozliczyć. Kierownicy akceptują wnioski zdalnie i z pełnym wglądem w budżet, a działy finansowe zyskują realną kontrolę nad kosztami i uproszczoną ścieżkę księgową.
Automatyzacja, integracja i pełna zgodność z procedurami
Rozwiązanie wspiera wiele typów podróży (np. krajowe, zagraniczne), pozwala elastycznie dostosować formularze i ścieżki akceptacji (workflow) oraz automatycznie wylicza diety i koszty podróży – także w różnych walutach. Dzięki integracji z kartoteką pracownika, system sam uzupełnia dane np. o umowach czy dostępności, a także przypisuje świadczenia do odpowiednich obiektów kontrolingowych (PSP, MPK).
Ważnym elementem jest również możliwość przypisywania kosztów do różnych źródeł finansowania oraz przypominanie o terminach rozliczeń. Na etapie końcowym system wspiera użytkownika w rozliczeniu poprzez walidację danych i automatyczne tworzenie dokumentów księgowych.
Gotowe na integrację z systemami uczelnianymi i publicznymi
SAP Fiori Travel jako część zintegrowanego środowiska SAP, oferuje możliwość integracji z systemami administracji publicznej – m.in. POL-on i USOS – przy wykorzystaniu nowoczesnych interfejsów (REST API). Oznacza to automatyczne przesyłanie danych personalnych, stanowisk czy przypisań pracowników, co ogranicza konieczność ręcznego uzupełniania informacji i minimalizuje ryzyko błędów.
Współpraca z Quercus – wieloletnim partnerem Axians
W Axians, realizując projekty z obszaru aplikacji biznesowych, w tym te związane z obszarem kadrowo-płacowym, od lat współpracujemy z kluczowymi firmami specjalizującymi się w technologii SAP. Jednym z naszych wieloletnich partnerów jest firma Quercus, posiadająca ponad 19-letnie doświadczenie w obszarze SAP.
Przykładem jej specjalistycznych kompetencji jest wdrożenie rozwiązania SAP Fiori Travel na Politechnice Warszawskiej.
Quercus realizuje projekty w sposób dopasowany do rzeczywistych potrzeb klientów – niezależnie od złożoności struktur, procedur czy źródeł finansowania. Wdrożenie rozwiązania na Politechnice Warszawskiej, które objęło zarówno standaryzację, jak i dostosowanie procesów do specyfiki uczelni wyższej jest tego dobrym przykładem.
To podejście, oparte na ścisłej współpracy, analizie procesów i elastycznym dostosowaniu rozwiązań, doskonale wpisuje się w filozofię Axians. Cyfrowa transformacja to nie tylko wdrożenie systemu – to realne wsparcie codziennych zadań, mniej chaosu i więcej kontroli.