Wojskowa Akademia Techniczna (WAT), we współpracy z firmą Axians, zakończyła pierwszy etap wdrożenia systemu ERP SAP S/4HANA na swojej uczelni— w rekordowym czasie dziewięciu miesięcy. To kolejna instytucja akademicka, która wspólnie z Axians realizuje transformację cyfrową z wykorzystaniem rozwiązań SAP. Projekt obejmował szeroki zakres prac — aż 12 modułów funkcjonalnych i został zrealizowany w ambitnych, z góry określonych terminach. Skala i tempo prac wymagały ścisłej współpracy, elastyczności i eksperckiego podejścia zespołu Axians oraz ponad 300 żołnierzy i pracowników Akademii.
Nowy rozdział cyfryzacji w WAT
Wojskowa Akademia Techniczna to dziś ponad 9 tys. studentów w tym od nowego roku akademickiego ponad 4 tys. podchorążych i ponad 2 tysiące pracowników, a co za tym idzie – wiele systemów informatycznych, jeszcze większa ilość danych i procesów, które należało zintegrować. Tak duża skala działalności wymagała solidnego przygotowania jeszcze na etapie planowania i precyzyjnego przeprowadzanie analizy przedwdrożeniowej, która okazała się kluczowa przy realizacji projektu.
Pierwsze rozmowy wewnątrz uczelni na temat zwiększających się potrzeb w zakresie systemu ERP rozpoczęły się już w 2020 r. Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań oraz konsultacjach z przedstawicielami innych uczelni, które przeszły podobne zmiany w obszarze systemu ERP, władze WAT-u zdecydowały się na zastąpienie rozwiązania Egeria Comarch technologią SAP. Wybór sprawdzonego i powszechnie wykorzystywanego w szkolnictwie wyższym rozwiązania podyktowany był głównie koniecznością zapewnienia najwyższych standardów jakości, bezpieczeństwa i zgodności z wymaganiami instytucji publicznych. Równie istotne okazało się wybranie doświadczonego partnera technologicznego, który zapewnił sprawną implementację.
Największe wyzwania podczas wdrażania
Struktura organizacyjna tak złożona jak ta w wojskowej uczelni technicznej wymagała od nowego systemu możliwości integracji kluczowych procesów wewnątrz uczelni wraz ze współpracującymi jednostkami, m.in. ze strukturami Ministerstwa Obrony Narodowej czy jednostkami naukowymi. Uczelni zależało też na rozwiązaniu skalowalnym, którego nie trzeba będzie zmieniać wraz z rozbudową czy dodaniem nowych funkcjonalności. Zakres wdrożenia objął kluczowe obszary działalności WAT – finanse, logistykę, HR i kontroling.
Korzyści z wdrożenia nowego systemu i plany na przyszłość na WAT
Na uczelni odbyły się już szkolenia z obsługi nowego systemu, a pracownicy otrzymali instrukcje dotyczące każdego modułu. System został uruchomiony w środowisku produkcyjnym i już przynosi pierwsze wymierne korzyści, np. za pośrednictwem interfejsu FIORI tylko do końca marca złożono 3762 różne wnioski. W terminie odbyły się także rozliczenia ZUS czy VAT w ramach uczelni.
Wdrożenie nowego systemu oznaczało dla placówki duże zmiany, nie tylko technologiczne, ale i organizacyjne. Jedną z nich jest przejście na elektroniczny obieg dokumentów PIT czy informatyzacja faktur zakupowych, co pozwala znacznie usprawnić procesy, zwiększyć przejrzystość działań i wygenerować duże oszczędności w dłuższej perspektywie. Nowy system otwiera również możliwości integracji z innymi kluczowymi platformami, jak USOS (system do obsługi studentów) czy repozytorium danych o polskiej nauce i szkolnictwie wyższym POL-on.
Współpraca z Wojskową Akademią Techniczną to projekt o charakterze długofalowym, którego celem jest kompleksowe wsparcie uczelni w procesie transformacji cyfrowej. Przed Axians realizacja drugiego etapu wdrożenia, który obejmie optymalizację już funkcjonujących rozwiązań, a także uruchomienie kolejnych modułów systemu SAP: FI-TV, PM, CRU i ECM by OpenText, odpowiedzialne za podróże służbowe, gospodarkę remontową i Centralny Rejestr Umów, a także aplikacji SAP Analytics Cloud – raportowanie.
Po zakończeniu wdrożenia, Axians IT Services Poland zapewni uczelni pełne wsparcie w ramach serwisu utrzymaniowo-gwarancyjnego, który będzie świadczony przez okres 36 miesięcy.
