Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie jest tylko zmianą sposobu wystawiania faktur. W przypadku dużych przedsiębiorstw to projekt integracyjny, który dotyka systemu ERP, finansów, sprzedaży i obiegu dokumentów.
Dziś, po latach przygotowań, kolejnych wersjach specyfikacji, zmianach terminów wdrożenia i licznych testach warto spojrzeć na KSeF z perspektywy szerszej niż sama zgodność z przepisami. Dla wielu organizacji zmiany te bowiem oznaczały całkowitą przebudowę procesu fakturowania i integrację z wieloma systemami. Szczególnie mocno dotknęły one firmy z branży produkcyjnej. W ich przypadku faktura jest elementem wielu wcześniejszych procesów biznesowych i samo połączenie systemu ERP z platformą Ministerstwa Finansów stanowi jedynie niewielki fragment całego przedsięwzięcia.
Trudność wdrożenia wynikała przede wszystkim ze skali operacji w tego rodzaju firmach: liczby faktur, złożoności danych, liczby systemów, kanałów sprzedaży i nietypowych procesów rozliczeniowych. Bardzo często informacje potrzebne do wystawienia dokumentu pochodzą z wielu obszarów systemu ERP i często są wprowadzane przez różne działy. Każda nieścisłość w danych kontrahenta, stawkach podatkowych czy procesie sprzedażowym mogła skutkować problemami przy wysyłce dokumentu do KSeF. Dodatkowym wyzwaniem okazała się konieczność dostosowania starszych systemów ERP, niekiedy wdrożonych nawet 30 lat temu, do współczesnych wymagań technologicznych.
Specyfika branżowa i technologiczna
Rozbudowane procesy sprzedażowe, wielu odbiorców krajowych i zagranicznych, różne modele dostaw, faktury zbiorcze, korekty, rozliczenia między spółkami czy specyficzne wymagania klientów to codzienność wielu firm z branży produkcyjnej. Dodatkowo silnie zintegrowany system ERP z magazynem, planowaniem produkcji, logistyką i finansami, sprawia, że nawet niewielka zmiana w procesie fakturowania może wpłynąć na funkcjonowanie wielu innych obszarów działalności.
Dlatego w Axians prace związane z KSeF rozpoczęliśmy już na początku 2021 roku. W tym czasie przygotowaliśmy rozwiązanie KSeF dla 15 różnych wersji systemu Infor LN/BAAN, z których korzysta dziś około stu naszych klientów, w tym duże przedsiębiorstwa produkcyjne i grupy kapitałowe.
W przypadku najnowszej, chmurowej wersji Infor LN rozwiązanie zostało zaprojektowane i zaimplementowane bezpośrednio w środowisku programistycznym firmy Infor. Było to możliwe dzięki ścisłej współpracy z producentem systemu.
Inaczej wyglądała praca ze środowiskami działającymi u klientów od kilkudziesięciu lat. Powstały one na długo przed upowszechnieniem komunikacji przez API, faktur ustrukturyzowanych czy kodów QR. Mimo to nadal obsługują ważne procesy biznesowe w dużych, często międzynarodowych organizacjach. W ich przypadku konieczne było znalezienie sposobu na spełnienie aktualnych wymagań bez rezygnacji z używanego systemu ERP.
Aby skutecznie połączyć różne generacje systemów Infor z KSeF, eksperci Axians opracowali własny konektor B-Flow, który pośredniczy w wymianie danych pomiędzy systemem ERP przedsiębiorstwa a rządową platformą KSeF.
Jednym z trudniejszych elementów projektu okazała się również zmienność wymagań. Przez ostatnie lata firmy musiały dostosowywać się do kolejnych wersji struktury XML e-faktury, zmian w zakresie wymaganych danych, nowych wytycznych oraz przesuwanych terminów obowiązkowego wdrożenia. Dodatkowym wyzwaniem były publikowane na kolejnych etapach nowe interfejsy komunikacyjne i modyfikacje API KSeF.
Zmiana, która wykracza poza technologię i wymagania legislacyjne
Sposób organizacji procesu faktorowania może znacząco różnić się pomiędzy przedsiębiorstwami. Różnice dotyczą konfiguracji systemów, obiegu dokumentów, zakresu gromadzonych danych, liczby integracji czy indywidualnych modyfikacji rozwijanych przez lata. To, co działa w jednej organizacji, nie zawsze można bezpośrednio przenieść do innej.
KSeF wpływa również na procesy wykraczające poza samo fakturowanie. Dane wykorzystywane przy tworzeniu dokumentów są powiązane m.in. ze sprzedażą i zakupami, a wprowadzone zmiany mają także znaczenie dla raportowania podatkowego, w tym JPK i deklaracji VAT.
Istotnym aspektem wdrożenia była również elastyczność rozwiązania, które musiało uwzględniać różne sposoby organizacji danych podstawowych w poszczególnych przedsiębiorstwach. Dlatego wdrożenie KSeF wymagało nie tylko pracy programistycznej, ale również analizy procesów i ich reorganizacji, konsultacji biznesowych, szkoleń użytkowników, a także wsparcia w czasie uruchomienia produkcyjnego.
Projekt ciągłego doskonalenia
Średnio co pięć sekund któryś z użytkowników systemu Infor przetwarza fakturę przy pomocy rozwiązania KSeF przygotowanego przez Axians. Procesy działają sprawnie, jednak nie oznacza to końca prac nad projektem.
Aktualnie koncentrujemy się na dalszej optymalizacji przygotowanych rozwiązań. Doświadczenia użytkowników pokazują, które czynności można uprościć i gdzie potrzebne są kolejne usprawnienia. Dzięki temu rozwiązanie jest rozwijane na podstawie rzeczywistych potrzeb firm korzystających z niego na co dzień.
Axians od ponad 20 lat wspiera klientów w wyborze, wdrożeniu i rozwoju rozwiązań firmy Infor, zarówno w modelu tradycyjnym, jak i chmurowym. Jako największy partner firmy Infor w Polsce oferujemy gotowe procesy branżowe, akceleratory wdrożeniowe oraz szeroki zakres usług chmurowych wspierających rozwój przedsiębiorstw.
Potwierdzeniem naszych kompetencji jest wyróżnienie Infor Resell Partner of the Year w kategorii Industrial Manufacturing, przyznawane partnerom wspierającym firmy produkcyjne w modernizacji procesów biznesowych oraz wykorzystaniu możliwości platformy Infor CloudSuite.
