Wdrożenie systemu ERP w Grupie Węglokoks

Węglokoks SA to lider grupy zrzeszającej przedsiębiorstwa z sektorów górniczego, hutniczego, energetycznego i logistycznego. Firma posiada 70 letnie doświadczenie, pierwotnie budowane na rynku handlu węglem. Zmieniające się przez lata otoczenie biznesowe stworzyło szerokie możliwości rozwoju oraz poszukiwania nowych rynków. Aktualnie działający holding Węglokoks SA to nowoczesna grupa kapitałowa działająca w wielu branżach na międzynarodowych rynkach. To także największy w Polsce eksporter węgla energetycznego, operator logistyczny i handlowy.

Głównym celem wdrożenia systemu było wprowadzenie nowoczesnego i elastycznego rozwiązania, które zwiększy stopień informatyzacji spółki oraz zapewni udoskonalenie i rozwój istniejących procesów biznesowych. Kluczowym było także zapewnienie narzędzi informatycznych wspierających ekspansję rynkową i osiąganie celów strategicznych zarówno na poziomie spółki jak i całej Grupy kapitałowej. Firma poszukiwała rozwiązania ergonomicznego i intuicyjnego, wykorzystującego najnowsze technologie i pozwalającego sprawnie wdrażać nowe procesy. Istotnym wymaganiem Węglokoks było również zwiększenie komfortu pracy dla użytkowników systemu oraz ułatwienie im codziennej obsługi procesowanych dokumentów.

Umowa na wdrożenie nowego systemu ERP została podpisana w kwietniu 2020 roku. Start projektu zbiegł się w czasie z wprowadzaniem silnych obostrzeń, związanych z pandemią. Spowodowało to, iż wszystkie prace realizowane były w modelu zdalnym. Bardzo duży nacisk został położony na właściwą komunikację pomiędzy zespołem konsultantów wdrożeniowych ze strony Axians, a kluczowymi użytkownikami systemu w spółce Węglokoks. Po 6 miesiącach pracy, zespół projektowy przekazał oprogramowanie do fazy testów. Mimo ogromnego wyzwania czasowego i organizacyjnego, z początkiem w 2021 roku udało się uruchomić aż 14 podstawowych obszarów biznesowych. W ciągu dwunastu miesięcy od rozpoczęcia projektu wszystkie główne i wspierające procesy biznesowe były obsługiwane już przez nowy system informatyczny. Pierwszy etap uruchomienia objął między innymi procesy: rachunkowości finansowej, rachunkowości zarządczej, obsługi środków trwałych i leasingu, kadrowe i rachuby płac, sprzedaży i dystrybucji, zarządzania relacjami z klientami, zarządzania zakupami, gospodarki magazynowej.

Zastosowana technologia

W projekcie wykorzystano platformę integracji Infor ION, która umożliwia płynne połączenie w jednym środowisku wielu różnorodnych rozwiązań. W zakresie funkcjonalności Infor zaimplementowano m.in. narzędzia Infor d/EPM klasy EPM/BI (Enterprise Performance Management, Business Intelligence) zapewniające obsługę budżetowania, wymagań kontrolingowych oraz raportowania. Wśród kluczowych komponentów architektury rozwiązania wymienić należy także systemy Infor OS i Infor OS Grid pozwalające na stworzenie innowacyjnego środowiska pracy, obejmującego między innymi business social media czy zarządzanie dokumentacją i obiegami informacji.

• Standaryzacja procesów: obrotu towarami i materiałami, składowania i przeładunków, realizacji dostaw, zakupu i sprzedaży usług logistycznych, leasingu finansowego i zarządzania ryzykiem walutowym oraz reguł biznesowych,
• Zwiększenie efektywności kosztowej dzięki obsłudze wszystkich procesów w jednej aplikacji biznesowej i eliminacji rozwiązań firm trzecich,
• Dostęp do systemu z każdego urządzenia posiadającego podłączenie do Internetu,
• Ułatwienie przepływu pracy i kontroli zadań dzięki wykorzystaniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i portalu pracowniczego,
• Zwiększenie nadzoru nad realizacją i rozliczaniem umów dzięki wykorzystaniu funkcjonalności kontraktów,
• Dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, dzięki zestawowi dedykowanych raportów controllingowych i budżetowych,
• Zwiększenie elastyczności wprowadzania nowych pomysłów biznesowych.