System ERP powinien porządkować procesy i ograniczać pracę ręczną, ale w wielu polskich firmach jego możliwości nie są w pełni wykorzystywane. Część zakupionych modułów i licencji pozostaje niewykorzystana, a część procesów nadal odbywa się poza systemem – w arkuszach kalkulacyjnych, poprzez ręczne przenoszenie danych czy przy wsparciu dodatkowych narzędzi i interwencji IT. Badanie przeprowadzone przez BGR Quantic wśród 968 przedstawicieli firm zatrudniających powyżej 200 pracowników na zlecenie Axians pokazuje skalę tego zjawiska oraz jego wpływ na funkcjonowanie organizacji.
Aż 58% badanych firm wykorzystuje mniej niż 60% zakupionych modułów ERP, a 31% – mniej niż 40%. Mediana wykorzystania mieści się w przedziale 40–59%. Oznacza to, że znaczna część organizacji płaci za funkcjonalności, z których nie czerpie pełnej wartości.
Co dziesiąty respondent nie potrafi określić, jaka część modułów ERP jest faktycznie używana. Najbardziej widocznym objawem niedopasowania pozostaje Excel. 76% firm wykorzystuje arkusze do raportowania zarządczego, 72% do budżetowania i controllingu, a 52% do konsolidowania danych z innych systemów. Co więcej, 59% respondentów zgadza się ze stwierdzeniem, że bez Excela poza ERP nie byłoby w stanie domknąć najważniejszych procesów biznesowych.
Widoczne straty czasu i pieniędzy
Niedopasowanie systemu przekłada się bezpośrednio na czas i pieniądze. Ponad połowa firm deklaruje, że ręczne transfery danych odbywają się codziennie w wielu lub wybranych działach — 81% wykonuje je co najmniej kilka razy w tygodniu.
Jeden dział traci na obejścia ERP medianę 11–20 godzin tygodniowo, a 37% badanych mówi o co najmniej 21 godzinach. Do tego dochodzi zaangażowanie IT. W 71% organizacji interwencje specjalistów z działu IT związane z ERP są potrzebne przynajmniej kilka razy w miesiącu. Mediana rocznego „ukrytego kosztu” obecnego ERP wynosi 251–500 tys. zł. Z badania wynika, że 43% firm szacuje go na ponad 500 tys. zł rocznie, a 18% – na ponad 1 mln zł.
Badanie pokazuje również, że temat modernizacji ERP dojrzewa. Okazuje się, że 40% firm ma już podjętą decyzję albo planuje wymianę lub poważną modernizację systemu w ciągu 24 miesięcy. Kolejne 28% rozważa taki krok bez konkretnego terminu, a 42% respondentów zgadza się ze stwierdzeniem, że wymiana ERP jest w ich organizacji kwestią „kiedy”, a nie „czy”. Mediana wieku głównego systemu ERP wynosi 6–10 lat, a niemal 30% badanych korzysta z rozwiązań mających ponad dekadę.
Decyzje trudne, ale potrzebne
Firmy nie podejmują jednak takich decyzji z łatwością. Najczęściej wskazywanymi barierami są wysoki koszt wdrożenia (39%), ryzyko przerwania ciągłości operacyjnej (29%) i brak zasobów ludzkich (25%). Przy wyborze nowego systemu najwyżej oceniane są dopasowanie do specyfiki branży i procesów oraz łączny koszt posiadania w perspektywie pięciu lat. Wbudowane funkcje AI są dziś znacznie niżej w hierarchii priorytetów. Ważniejsze jest, czy ERP odpowiada na potrzeby operacyjne, jest przewidywalny kosztowo i nie wymusza obejść.
Wnioski z badania pokazują, że warto regularnie oceniać, czy obecny system ERP nadal wspiera rozwój biznesu. Jeżeli ważne procesy są przenoszone do Excela, dane trzeba ręcznie przepisywać, zespoły tracą dziesiątki godzin na obejścia, a koszty utrzymania są trudne do policzenia, status quo może być droższe niż analiza alternatyw.
W takim przypadku warto rozważyć zmianę na ERP lepiej dopasowany do procesów firmy, oferujący potrzebne funkcje, łatwiejszą integrację i mniejszą uciążliwość w codziennej pracy. Sama migracja wymaga ostrożności, ale pozostawanie przy niedopasowanym systemie również ma swoją cenę.
