Przy wdrożeniu nowego systemu ERP łatwo skoncentrować się na pytaniu, jak odwzorować w nim obecny sposób działania firmy. W przypadku rozwiązania chmurowego warto podejść do tego inaczej: najpierw sprawdzić, gdzie gotowy standard jest wystarczający, a dopiero później określić procesy, które rzeczywiście wymagają indywidualnego podejścia.
Taką filozofię wspiera SAP S/4HANA Cloud Public Edition (SAP Cloud ERP). System działa w chmurze publicznej i bazuje na prekonfigurowanych procesach SAP Best Practices. Jednocześnie daje możliwość rozbudowy środowiska o dodatkowe rozwiązania SAP, integracje oraz własne rozszerzenia.
Standard jako punkt wyjścia, nie ograniczenie
SAP Cloud ERP obejmuje szeroki zakres procesów: finanse i controlling, sprzedaż, zakupy, magazynowanie, produkcję, serwis, utrzymanie ruchu czy zarządzanie projektami. W wielu z tych obszarów firma może skorzystać z gotowych procesów SAP Best Practices. Pozwala to rozpocząć projekt od analizy istniejącego standardu zamiast projektowania całego rozwiązania od podstaw.
Podejście to ma szczególne znaczenie w procesach, które nie stanowią elementu przewagi konkurencyjnej organizacji. Jeżeli sposób obsługi danego procesu jest zbliżony do praktyk stosowanych w innych firmach z tej samej branży, jego indywidualne budowanie nie zawsze jest uzasadnione.
Trzy sposoby na rozwój SAP Cloud ERP
Zachowanie czystego rdzenia, czyli podejście clean core, nie oznacza zamknięcia systemu na indywidualne potrzeby. Zmienia się przede wszystkim sposób ich realizacji.
Pierwszą możliwością jest wykorzystanie dodatkowych rozwiązań SAP. Podstawowy proces serwisowy może działać w SAP Cloud ERP, natomiast organizacja potrzebująca zaawansowanego planowania pracy techników może wykorzystać SAP Field Service Management. Rozwiązanie wspiera między innymi harmonogramowanie prac, ustalanie ich kolejności oraz mobilną obsługę zadań przez pracowników terenowych.
Podobnie jest w innych obszarach. SAP SuccessFactors może uzupełniać ERP o zarządzanie kadrami i kompetencjami, a rozwiązania do zarządzania portfelem projektów rozszerzać standardowe funkcje projektowe.
Drugą ścieżką jest integracja z systemami zewnętrznymi. Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z własnego CRM, rozwiązania sprzedażowego czy aplikacji branżowej, może połączyć je z podstawowym środowiskiem SAP.
Trzecia możliwość to własne rozszerzenia i aplikacje, tworzone dla procesów specyficznych dla danej organizacji. Dzięki temu indywidualna logika biznesowa nie musi oznaczać przebudowy standardowego rdzenia systemu.
Dopasowanie procesów warto sprawdzić przed rozpoczęciem konfiguracji
Decyzja o pozostaniu przy standardzie lub budowie rozszerzenia powinna zapaść możliwie wcześnie. Jednym z narzędzi wykorzystywanych na etapie poprzedzającym wdrożenie jest Digital Discovery Assessment (DDA). Pozwala ono określić zakres rozwiązania, wybrać odpowiednie obszary biznesowe i przeanalizować dostępne procesy SAP Best Practices.
Firma może sprawdzić przebieg danego procesu i określić, czy odpowiada on jej potrzebom. Już na tym etapie możliwe jest także wskazanie procesów przeznaczonych do pierwszej fazy projektu oraz tych, które zostaną uruchomione później.
Dalsze prace porządkuje SAP Activate – metodyka obejmująca kolejne fazy wdrożenia, od identyfikacji potrzeb i przygotowania projektu, przez analizę oraz konfigurację, aż po uruchomienie systemu. Poszczególne etapy wspierają narzędzia przeznaczone między innymi do analizy procesów, migracji danych, testowania, szkoleń i zarządzania projektem.
Dlaczego clean core ma znaczenie także po wdrożeniu?
Korzyści ze standaryzacji nie kończą się wraz z uruchomieniem produkcyjnym systemu. SAP regularnie rozwija Cloud ERP, uzupełniając istniejące procesy o nowe funkcjonalności. Dotyczy to także sztucznej inteligencji. Funkcje SAP Business AI mogą wspierać realizację konkretnych działań w procesach, na przykład przygotowując podsumowanie danych dotyczących zlecenia. Użytkownik może również korzystać z asystenta Joule, który pozwala wyszukiwać informacje i wykonywać część działań z wykorzystaniem języka naturalnego.
Im więcej podstawowych procesów pozostaje zgodnych ze standardem, tym łatwiej korzystać z dalszego rozwoju systemu bez konieczności utrzymywania rozbudowanej warstwy własnych modyfikacji. Dlatego przy projektowaniu SAP Cloud ERP warto od początku rozdzielić dwa obszary: procesy, w których wystarczy sprawdzony standard, oraz te, które rzeczywiście wymagają indywidualnego podejścia.
Zespół Axians wspiera organizacje zarówno w analizie procesów i określeniu zakresu wdrożenia, jak również w konfiguracji SAP Cloud ERP, projektowaniu integracji i rozszerzeń oraz późniejszym rozwoju środowiska.
